excel表格新手入门(excel表格新手入门教程)

前沿拓展:

excel表格新手入门

Excel表格可以帮助我们直观的查看数据和管理数据。
1.在Excel表格中我们可以单击上方字母中间的竖线和左侧数字中间的横线调整单元格长宽。
2.在前两个数列单元格中依次输入两个数字后,将数字圈选住后下拉即可自动填充数字顺序。
3.在Excel表格中可以框选多条数据进行复制,按CTRL+C和CTRL+V可以在表格中进行批量复制。
4.在右上方的查找和选择中点击查找可以在Excel中快速精确查找数据。
操作步骤/方法
1 1.在Excel表格中我们可以单击上方字母中间的竖线和左侧数字中间的横线调整单元格长宽。
excel建表格步骤第1步
2 2.在前两个数列单元格中依次输入两个数字后,将数字圈选住后下拉即可自动填充数字顺序。
excel建表格步骤第2步
3 3.在Excel表格中可以框选多条数据进行复制,按CTRL+C和CTRL+V可以在表格中进行批量复制。
excel建表格步骤第3步
4 4.在右上方的查找和选择中点击查找可以在Excel中快速精确查找数据。
excel建表格步骤第4步
END
注意事项/总结
1.Excel拥有大量的复杂功能。 2.以上是Excel的新手简易入门。


身边的好兄弟詹明,最近又给我打电话了,“雷哥,我学EXCEL好久了,可还是徘徊在Excel初级阶段,一看就会,一用就忘!尤其是函数,看到后就懵逼,语法记不住呀!我该咋办啊,雷哥?你是我朋友中最精通Excel的,你可得救救我啊,每天因为EXCEL我天天加班!女朋友都要快跟我闹分手了…..“

看到朋友每天被Excel折磨,进而影响到家庭和睦。很是难受。鉴于此,雷哥结合自己亲身经历,跟大家分享下如何才可以精通Excel,从此不加班!

为何工作已经近10年的朋友,还是花了很多时间精力学习Excel,却还是无法精通Excel?原来,朋友缺少Excel逻辑思维,没有掌握逻辑思考解决问题法

逻辑思考法的基础是亚里士多德的理论学说。亚里士多德的理论学说使用“a=b,b=c,所以a=c” 这个逻辑(理论)。还包括以下理论:如果将整体视为T,其由a和b组成,那么就没有其他的遗漏和重叠,也就是”非A即B,非B即A“ 这个”二律背反“的理论。 这两大理论的逻辑思考的精髓,是世界上不变的真理。

那么Excel逻辑思维思考法核心包括哪些 ? 主要包括:Excel问题problem,Excel解决solving,Excel探索 approach,简称EPSA。首先,要找出Excel问题点在哪里,其次,要考虑解决这个Excel问题需要采取哪些行动。这种自己寻找答案的方法论才是Excel逻辑思考解决问题法(EPSA)。

下面雷哥结合案例,来给大家深入解读下ESPA( Excel逻辑思考) 解决问题法。

努力就会精通Excel吗?不会的,缺少该思维永远徘徊在Excel入门级

1-问题 Problem:养成探索“根本问题出在哪里的习惯”

身边的Excel小白朋友,是不是经常会有一种感觉:那个方法我见过,可是就是不会用;应该是用那个vlookup函数,可是语法记不清了…… 这样尴尬的场景,是否经常出现在身边,循环播放呢….

逻辑思考法是一种深入思考事物的思路。如果面对新问题时,只是记住全部答案,然后来获取这类知识,是没有任何作用的。必须做到 以获取信息为基础,并且结合自身独特探索、理论性的思考,从而找到答案

逻辑思考就是要达到这个目标的基础。 他不仅是学习Excel的重要技术,也是职场做事的必须具备的一项技能。很多人重视的只是“首先要的出答案,然后记住”

案例1:需要使用Vlookup函数,实现学生成绩查找。

可是,我的朋友詹明他自认为vlookup函数他很精通了,可是他搞了半天,最后也没返回正确的结果。

他在H4单元格中输入的函数为 =VLOOKUP(F3,A:D,4,FALSE)。 操作效果图 如下↓

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操作效果图

分析:学习Excel的过程中,难免会遇到很多问题。此时,需要我们能够多思考,多发现。

原来,是vlookup函数要求参数一必须为数据区域(参数二)的首列,所以上图无法查找出想要的结果。只要能够发现根本的问题在哪里,相信作为职场精英的我们下次肯定不会再犯。

正确查找方法为 在H4单元格中输入的函数为 =VLOOKUP(F3,B:D,3,FALSE)

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2-解决Solving:使用逻辑思考解决问题的3原则

原则① 绝对不能有“我不会,没办法…”等这种思维

用EPSA式逻辑思考解决问题前提是拥有“所有Excel问题都能够解决” 这个信念。 身边有朋友,一遇到Excel问题,就当甩手掌柜,说没办法。

如果说了没办法,就代表自己无法解决问题。其实在产生没办法的那一刻,你就停止了思考。即使本来可以解决的问题,也无法解决了。

耐克公司的董事长 菲尔 奈特 有一句名言:“如果不去挑战,成功与否将无从得知”。

案例1:前段时间,老板要求朋友在Excel中显示出修订内容,包括显示出修订人,修订作者,修订时间等等。

朋友当时遇到这个情况,第一反应是OMG,这个根本无法实现。因为这是Excel,不是Word。其实,朋友在给自己暗示: 这根本无法实现时,她自己就停止了思考。为了解决问题,他只能找我或者找其他朋友求助下,看看具体是啥情况。

其实,在遇到这个问题时,应该告诉自己”肯定有解决方案“,这样你才会积极的去寻找方案。自己思考出的解决方案,不仅仅是一种思维方式的锻炼,而且还会增加自己学习Excel的兴趣。

下面我们来学习下,如何显示出Excel中的修订内容。

① 调出共享工作簿(旧版)

Step1: 删去【审阅】选项卡中的【保护】。

单击【文件】——【选项】——【自定义功能区】——单击【保护】,删去即可。

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Step2:调出共享工作簿(旧版)

在第一步基础上,如图所示,单击【审阅】——新建组(重命名为“共享工作簿”);

改为“所有命令”——找到“共享工作簿(旧版)”,添加到新建组——共享工作簿组即可。

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问:添加“共享工作簿(旧版)”命令时为何要新建组? 不可以直接添加吗?:不可以直接添加哦。Excel中的各种命令相当于一条条小鱼,而组则相当于一个大水池。只有把鱼放到水池中,它才会有生命力。只有鱼,而没有水,鱼是无法生存的哦。因此,命令必须放在组里才可以。

② 取消勾选【保存时从文件属性中删去个人信息】

当我们单击“共享工作簿(旧版)”后,发现会跳出一个错误提示。

原来,默认情况下Excel保存时,是会删去个人信息。而,共享工作簿是需要保留个人信息的,这样才可以看出来是哪个同事对表格进行了操作。

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那么如何使得“共享工作簿(旧版)”可以正常点击呢?

Step1: 单击【文件】——【选项】

Step2:【信任中心】——【信任中心设置】——【隐私设置】,取消勾选【保存时从文件属性中删去个人信息】

设置完成后,单击【共享工作簿】,发现我们可以正常点击了。

Step3:单击【共享工作簿】——勾选【编辑】中的使用旧的共享工作簿功能,而不是新的共同创作体验;同时,设置高级中的保存参数(保存修订记录等)。

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③ 调出跟踪修改(旧版)功能

为了显示出修改前和修改后的数据记录,必须调出跟踪修改(旧版)功能。

方法:单击【文件】——【选项】——【自定义功能区】——【所有命令】——找到【跟踪修改(旧版)】功能——添加到【审阅】选项卡的【共享工作簿】组中。

这样,跟踪修改(旧版)的功能就被调出来了。

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相应的菜单已经被调出来了,如何在Excel中显示出修改记录呢?

设置突出显示修订功能即可。

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最终的效果图如下

可以清晰的看到: 修改用户,修改时间,修改前的数据,修改后的数据

是不是很神奇呢?

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原则② 时常思考,如果答案存在,适用场景,适用范围等

拥有着EPSA思维的人经常回想,如果存在答案,会在哪个范围,会是怎样的场景。

这里,我分享下我使用百变大咖Text函数的案例。当时自己一直在思考Text函数的用法,是否可以实现盈亏判断,大小写等功能,经过自己的思考学习,没想到都实现了。

下面雷哥跟大家分享下 自己在原则②的情况下,Text函数的5种用法的成果。

a)四舍五入

要求:对数据四舍五入到小数点后1位。

方法:=TEXT(A1,”0.0″)

解释:该公式表示对A1单元格的数值,四舍五入到小数点后1位。如果四舍五入到小数点后2位,公式如何表达? =TEXT(A1,”0.00″) 其他实现数据四舍五入到小数点后1位的方法:=ROUND(A1,1),其中公式中的1表示A1的数据四舍五入到小数点后1位。努力就会精通Excel吗?不会的,缺少该思维永远徘徊在Excel入门级

b) 格式转换

A. 日期格式转换

① 修改日期格式为 yyyy-mm-dd

=TEXT(A2,”yyyy-mm-dd”)

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② 修改日期格式为yyyy年mm月dd日

=TEXT(A2,”yyyy年mm月dd日”)

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③ 提取月和日

方法:=TEXT(A2,”mm”)

解释:提取单元格A2中的月份

方法:=TEXT(A2,”dd”)

解释:提取单元格A2中的日

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④ 转换为星期

=TEXT(A2,”AAAA”)

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B.占位符

强迫症福音——补齐位数。

要求:下图中的数据,位数需要统一为6位。

语法:=TEXT(A1,”000000″)

解释:0表示占位符,如果需要统一为6位,直接输入公式 =TEXT(A1,”000000″) 即可。其中0的个数为6个!

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c)盈亏判断

要求:如图所示,D列数据收入-支出>0, 结果返回“赚”;如果收入-支出=0, 结果返回“平”;收入-支出<0, 结果返回“亏”。

方法:=TEXT(D2,”赚;亏;平”)

解释:语法为 TEXT(D2,”正数的显示值;负数的显示值;零的显示值”) 。相当于:if(数据>0,”赚”,if(数据<0,”亏”,”平”))。Text用来条件判断确实是太好用了。

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d)自定义多条件判断

① 要求:如图所示,成绩大于等于90分,等级为“优”;成绩在60~90分之间,等级为”及格”;小于60分,等级为”差”! 如何利用函数进行判断?

方法=TEXT(B2,”[>=90]优;[>=60]及格;差”)

解释:函数 =TEXT(B2,”[>=90]优;[>=60]及格;差”) 表示 如果 B2单元格中的数据,成绩>=90分,等级为“优”;>=60且<90,等级为及格;<60,等级为差。相当于if函数 = if(B2>=90,”优”,if(B2<60,”差”,”及格”))

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② 学到这里,有些同学可能会问:假如有4个条件,或者5个以上的条件,TEXT函数还适用吗?

我们可以测试下。

要求:如图所示,成绩大于等于90分,等级为“优”;成绩在>=70且 <90分,等级为“良”;成绩在>=60且 <70分,等级为及格;小于60分,等级为“差”! 如何利用函数进行判断?

方法:根据之前讲解的思路=TEXT(B2,”[>=90]优;[>=70]良;[>=60]及格;差”)。

结果如下,发现结果是 #VALUE。

解释:原来TEXT函数,最多只能添加2个条件,如果3个以上的条件,需要考虑if函数或text嵌套函数!

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要求:如图所示,成绩大于等于90分,等级为“优”;成绩在60~90分之间,等级为“及格”;小于60分,等级为“差”!如果没参加考试,标记为“缺考”! 如何利用函数进行判断?

方法=TEXT(B2,”[>=90]优;[>=60]及格;差;缺考”)

解释:=TEXT(B2,”[>=90]优;[>=60]及格;差;缺考”) 公式表示>=90,返回“优”;B2分数>=60且<90,返回“及格”;<60,返回“差”;如果B2是文本,则返回文本“缺考”。努力就会精通Excel吗?不会的,缺少该思维永远徘徊在Excel入门级

e)大小写转换

语法:TEXT(要转换的数值,格式参数)

格式参数为”[dbnum1]”:普通大写,如“二百五十九”;

格式参数为”[dbnum2]”:财务大写,如“柒佰捌拾”;

格式参数为”[dbnum3]”:阿拉伯数字+单位,如“2百4十9”;

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原则③ 通过现象找到Excel问题的根源

案例:如图所示,雷哥在进行数据求和时,发现求和后的数据有一场 128.99不等于100.00和29.98之和。

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解析:这就奇怪了,难道Excel出什么问题了吗? 老糊涂了? 求和都不会了?真的时这样的吗?

原来,出现这个问题的根源是数据小数位数显示的问题。如果通过设置单元格格式,修改数据的小数位数,就可以发现问题的根源所在。

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3探索 approach

在我们掌握了Excel的Problem和Solving后,在平时的工作中,就需要我们多思考,多探索,多归纳总结。下面雷哥分享下自己探索approach后的一些成果,Excel中非常重要的习惯、Excel具体思维法、函数学习总结等内容。

1)Excel良好习惯

身边很多朋友,经常会说那些Excel技能我都会的,就是这个源数据很烂啊,需要花费很多时间去清理….

这就好比你家里有很多金钱,美元,澳元,人民币等等,但是都混合放置在一起。当你需要拿出几万人民币时,你只能花费很多时间去整理,去查找人民币….

a)不要把Excel当Word使用,不要把单位和数据融合在一起

如图所示,把Excel当word使用,数字描述等都放在了一个单元格,且数据还有类似”三”这样的。如果想进行后续数据分析,根本无法进行。

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正确数据输入姿势如下

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b)不要随意合并单元格

在Excel设计或者排版中,总是离不开单元格的合并。但是随意合并单元格会给我们后续数据分析处理的时候,带来非常多的困扰。例如,因为随意合并单元格,导致无法排序。

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c)数据记录时,尽量使用一维表格

很多朋友估计会问,为何要使用一维表格呢?原来一维数据是最有利于我们进行后续数据分析处理的。那么一维和二维表区别是什么?这个问题困扰了很多学习Excel的朋友。

其实一维表格中,列可以作为单独的数据,而二维表格中,每一列的数据都有2个对应的数值。如下图所示,显然左图(一维)可以直接插入数据透视表进行分析,而右图(二维)还需转换为一维表格后,才可以进行后续深入分析。

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d)标题行使用要规范

常见有3种错误:不使用标题行,多行标题行出现很多次。

① 不使用标题行,导致读者无法得知数据的具体含义。如下图所示,根本不知道数据表达的具体含义。

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② 多行标题行。为了数据表达或者美观需求,设置了多行标题行,其实是完全没有必要的。因为在excel中,默认情况下,它认为只要第一行是标题行。如果设置了多行标题行,在排序,数据透视表等操作时,会有报错的情况发生。

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2)Excel常用思维套路方法——辅助列方法- 退一步海阔天空

在Excel中,如果直接去解决,发现无路可走。此时,该怎么办? 很明显,需要我们后退几步,寻找其他路,来达到我们的目的。

很经典的一个辅助列方法,就是使用Excel生产工资条。如下图所示,需要把左图变为右图的工资条形式,大家有什么好的办法吗?

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方法:

step1:添加辅助列。

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step2:排序。如图所示,空白处粘贴标题后,进行排序即可。可以发现工资条瞬间就生成了。

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试想一下,如果没有辅助列,大家是不是感觉其他方法非常麻烦呢?

3)Excel函数学习思路归纳总结

对于初学者,对于Excel函数存在以下几个问题:

a)函数种类太多,语法记不住

b)一看就会,一用就崩溃

c)看见函数就懵逼

首先,想跟大家分享的是,看过这篇文章后,大家以后看到函数,首先要有征服函数的信心。那么函数应该如何掌握其本质呢?

a) 学会利用Excel中,函数自带的语法提示

如下图所示,使用vlookup函数查找雷哥的绩效工资,在我们输入函数 =vlookup后,可以发现函数下方有一行语法提示,所以,只要按着提示输入数据即可。另外,大家要注意,对于即将输入的参数,提示符是加粗黑体。

所以,函数的语法根本无需死记硬背,只要可以看到英文单词的含义和了解其内在使用逻辑即可。

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b)和眼高手低说拜拜

学习任何一门知识都是这样的,只看不练假把式。要有决心和眼高手低说拜拜。只有这样,你才可以真正的融会贯通。

4)刻意训练,举一反三。把这个当成习惯

为何深入探索Excel,融汇贯通。当我们使用一种方法解决问题后,还应该多思考有没有其他方法。

例如,说到数据的行列转置,大家有哪些方法呢?如果你有超过3种方法,恭喜你,你的已经离Excel大神越来越近了。雷哥跟大家分享5种行列转置的方法。

方法1:直接转置法

步骤:选中复制的数据,按下【ctrl+c】——右击空白单元格——选择转置,即可实现数据的转置。

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方法2:替换法

步骤

① 在空白单元格,输入A1,通过拖拽完成填充A1-A9;

② 通过快捷键【Ctrl+H】,替换“A”为“=A”。

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因此,如果1列数据变为多行数据,思路是一样的。具体见下图。一列数据变为了3行数据。

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方法3:TRANSPOSE函数法

使用函数TRANSPOSE实现转置

语法:=TRANSPOSE(数据区域)

方法:选中放置转置后的数据区域,输入“=transpose(A1:A9)”,按下【Ctrl+shift+Enter】。即可实现数据的转置。

注:这里需要注意下函数 transpose函数为数组转置,因此函数输入结束后,需要按下快捷键【ctrl+shift+enter】。

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方法4:组合函数法

=INDIRECT(“a”&COLUMN(A1))

方法:在A10单元格中输入公式=INDIRECT(“a”&COLUMN(A1)),拖拽完成填充即可。可以发现,数据实现了行列转换。

解析:

=INDIRECT(A1),表示提取A1单元格中的数据;

=INDIRECT(A2),表示提取A2单元格中的数据;

……

依次类推

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方法5:PQ法

方法:单击【数据】——【自表格】,打开PQ编辑器——【转换】——【转置】——关闭并上载。可以发现,行列转换就这样完成了。

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总结

想要从Excel小白华丽转身为Excel大神,不能仅仅满足于这个功能我背下来了,这个函数我记下来了,应该把Excel逻辑思维思考法EPSA贯穿在Excel整个学习中,甚至可以贯穿在你的职场中。

多思考答案背后的本质逻辑,同一问题要思考多种解决方法,更要学会举一反三融会贯通!做到以上几点,相信你也不会因为Excel加班进而影响家庭和睦了。

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拓展知识:

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