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不就画个流程图吗?哪儿那么难

我们工作,最讲究的就是方法,办一件事情,方法对了,那么结果一定指向你想要的。而任何方法的具体实施,就涉及到流程。

每件事都有它发生的流程,哪怕它有多普通多小,吃饭有吃饭的流程:拿筷——夹菜——入口——咀嚼——吞咽;睡觉有睡觉的流程:脱衣——上床——掀被——躺下。自己搞明白流程,向别人描述清楚流程,是一项智慧。

这里,茶水君很高兴的向大家介绍“流程图”的存在。口说的永远没有画出来更易懂,尤其是流程复杂的时候。

▼一张泳道流程图

不就画个流程图吗?哪儿那么难

画流程前需要做什么?

工欲善其事,必先利其器。拿起你的纸和笔,你需要搞清这几个问题,而无需先和任何一个陌生的软件较劲。

整个流程的起始点是什么?

整个流程的终结点是什么?

在整个流程中,涉及到的角色都是谁?

在整个流程中,都需要做什么事情?(可是是一个会议,可以是一个任务)

这些会议和任务是可选还是必选的?

每个环节分别产出什么文档?

目前,普遍被认同的流程图要素有6项,分别是:参与者、活动、次序、输入、输出和标准化。

这里拿一个我们大家都比较熟悉的餐馆点菜的流程来举例:

参与者:谁在这个流程中?可以是系统,可以是个打印机,一般更多是个职位。

活动:即做什么事,具体到一个动作。比如点餐,结帐等活动。

次序:这些事情发生的前后顺序如何,哪个任务是其他任务的前置条件?比如客人不结帐,就不会产生送他优惠卡的活动。

输入:每项活动开始取决于什么样的输入物或数据,比如做饭的师傅开始做菜时,需要拿到具体的点菜单。

输出:每项活动结束后,会输入什么样的文档或数据传递给下一方,比如师傅做好菜后,如何让负责传菜的人知道菜已经做好?

标准化:采用一套标准化的符号用以传递你的流程图,从而使受众更快明白。目前有国标和

怎么画一个流程图?

认识工具之前我们先了解一下流程图中图形符号的意义。为了使事件描述变得更简单,真正发挥画图的优势,那么人们有必要做出一个规范,赋予不同的图形不同的含义和属性。

目前最常见的是由国际标准化组织(ISO)制定的一套标准,基本的符号如下:

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其次,如果是业务流程建模,可能会用到BPMN规范的符号:

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什么?符号这么多,好复杂?其实,茶水君的建议是,日常真正画图时,只要把开始、结束标注清楚,比较特殊的如判定、文档等符号用明白,加上清楚的描述文字就可以了,不用过于纠结这项活动该用哪个符号。

常见的流程图基础结构:

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有什么工具值得使用?

线下软件:

Word/Excel/PPT

Office系列软件,都植入了SmartChart这个组件以及多种图形,简单的流程完全可以在这些软件上操作。其优点是,界面都是大家熟悉的,容易操作。缺点是,没有完整的模板以及其它专业性的图表工具。

Viso

目前为止市场上比较强大且常见的流程图绘制软件,也是Microsoft家族的,操作界面易被大多数人接受。

Viso提供了多种用途的模板,包括机架图、组织流程图、工作流程图、甘特图、日历、思维导图、室内平面图等。

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而且操作十分人性化,比如拖拽制图呀、智能对齐呀,以及特别智能的连接线功能。

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线上网站:

cacoo:https://cacoo.com

优点:有中文页面、模板多、涉及行业广,关键还免费

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操作页面略微有些难看,不过功能都还齐全。点击【插入】>【选择并插入图表模板】可以看到模板库。

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网站自带的各种模板,大家一睹为快:

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最后几点叮咛

画图前让涉众参与,不要胡编乱造。业务流程图包含了你图上的各个参与角色代表,与他们适时确认事情的原本流程,而不要自己臆想。

学会分解层次,不要全部铺在一张图。进行恰当的层次分解,先抓主干流程,再具体到支干。

一定有开始和结束。不要最出来一张看起来超完美的图,结果当别人问你,这一切的开始点是什么,结束点是什么,而你却哑口无言。

今天茶水君的分享就到这里~

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拓展知识:

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(011期)Visio 2013流程图制作软件安装教程Win版

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